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  • Baptêmes en voitures d'exception


    Christian Duchesne
    • Axe Rotarien: Santé des mères et des enfants, Alphabétisation et éducation de base
      Date de réalisation: 07/03/2021
      Année de lancement: 2010
      Club porteur de l'action: Rotary Club Saint-Nom-la-Bretèche
      Clubs partenaires : Rotaract Club Paris Fous du Roy
      Portée de l'action: Locale
      Finalité de l'action: Levée de fonds
      Financement: Budget du club (avec ou sans sponsors)
      Nature de l'action: Événement festif
      Délai de mise en place: 6 mois
      Temps de préparation: 50 heures
      Phase en cours: Réalisé
      Equipe: Complète
      Subvention de District: Oui
      Subvention du Rotary International: Non
      Recherche support d'autres clubs / du district / de clubs étrangers: Non
      Recherche compétences: Non

    Cette action vous intéresse ? Cliquez ici pour contacter Christian Duchesne
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    Evènement d'une journée en week-end rassemblant des voitures de prestige avec leur chauffeur propriétaire. Ces propriétaires bénévoles proposent un tour ("baptême") de voiture de 15-20mn aux visiteurs. Le prix du tour dépend de la catégorie de la voiture choisie. Plus la voiture est exceptionnelle et plus le billet est élevé. Cela évite que tous les visiteurs demandent les Ferrari ou les Aston Martin, au détriment des autres voitures moins prestigieuses. Les sommes collectées sont versées intégralement à l'IEM (Institut d'Education Motrice de Bailly). L'intérêt de l'action est son faible coût de revient. L'essentiel des frais va à la communication et à des cadeaux et collations offerts aux chauffeurs. Le risque majeur est la météo: s'il pleut, il n'y a pas de visiteur.

     

    affiche Baptêmes en voitures d'exception 4 juillet 2021 (30%).jpg


    Principales conditions de réussite:

    Une bonne météo avant tout (impossible à contrôler). Une grande place du Marché pour rassembler la cinquantaine de véhicule et permettre leurs manoeuvres pour prendre la route, des zones pour séparer les véhicule selon leur catégorie, une animation permanente avec système son, un kiosque pour les réservations de baptêmes avec un trombinoscope des voitures et chauffeurs, beaucoup de volontaires pour assurer la gestion des flux (voitures et visiteurs), un buffet payant, toutes les autorisations administratives (Mairie, gendarmerie, assurances). Réserver la place du Marché (de Bailly) au moins 6 mois à l'avance. Prévoir des WC publics et des prises de courant électrique (pour l'animation, les machines à café etc...). La destination finale des fonds est communiquée largement avant et pendant l'événement. Prendre soin de panacher les modèles de voitures pour pouvoir aussi embarquer des enfants, ce qui est souvent difficile si l'on ne rassemble que des coupés sports. Accorder 2 heures en début de matinée avant l'ouverture au grand public pour que les chauffeurs se rencontrent et essaient - entre eux - les autres véhicules: ce sont des passionnés et il faut les bichonner. Dernier point: le lieu de rassemblement doit être proche d'une route 4 voies pour les pointes de vitesse.

    Principales étapes depuis l'idée jusqu'à la fin de l'événement:

    Pour valider la tenue de l'évènement, il faut d'abord fixer la date avec l'accord de la Mairie pour réserver la place du Marché. Ensuite, il faut rassembler suffisamment de voitures (minimum 30 pour attirer l'attention, maximum 50 à cause de l'espace disponible): cela prend du temps. Dessiner un itinéraire de 15 à 20 mn pour les tours de voiture comportant une voie rapide et le valider par la gendarmerie. C'est seulement lorsque ces conditions sont réunies que nous validons l'évènement et commençons la campagne de communication. La veille de l'évènement, il faut placer les barrières prêtées par la Mairie pour empêcher l'incrustation de voitures ventouses sur la place du Marché. A la fin de l'évènement, un retour d'expérience est rédigé pour améliorer l'évènement de l'année suivante.

    Trucs et astuces:

    Notre bénéficiaire étant un institut reconnu d'utilité publique, nous demandons systématiquement une subvention au fonds de dotation 1660. Cet évènement étant très festif, il est facile de trouver des bénévoles pour nous aider le jour de l'évènement (il suffit par exemple de noter les noms de visiteurs passionnés de l'année N pour les solliciter l'année suivante en qualité de bénévoles).

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