Une bonne météo avant tout (impossible à contrôler). Une grande place du Marché pour rassembler la cinquantaine de véhicule et permettre leurs manoeuvres pour prendre la route, des zones pour séparer les véhicule selon leur catégorie, une animation permanente avec système son, un kiosque pour les réservations de baptêmes avec un trombinoscope des voitures et chauffeurs, beaucoup de volontaires pour assurer la gestion des flux (voitures et visiteurs), un buffet payant, toutes les autorisations administratives (Mairie, gendarmerie, assurances). Réserver la place du Marché (de Bailly) au moins 6 mois à l'avance. Prévoir des WC publics et des prises de courant électrique (pour l'animation, les machines à café etc...). La destination finale des fonds est communiquée largement avant et pendant l'événement. Prendre soin de panacher les modèles de voitures pour pouvoir aussi embarquer des enfants, ce qui est souvent difficile si l'on ne rassemble que des coupés sports. Organiser 2 à 3 soirées au restaurant avec les propriétaires de voitures pour réfléchir ensemble à des améliorations de l'évènement, et surtout pour créer une communauté de passionnés de beaux véhicules, et établir un lien durable avec le Rotary. Dernier point: le lieu de rassemblement doit être proche d'une route 4 voies pour les pointes de vitesse. Trois circuits proposés (15 mn) selon le type de véhicule, depuis la voie rapide jusqu'à la balade en forêt.

Pour valider la tenue de l'évènement, il faut d'abord fixer la date avec l'accord de la Mairie pour réserver la place du Marché. Ensuite, il faut rassembler suffisamment de voitures (minimum 30 pour attirer l'attention, maximum 50 à cause de l'espace disponible): cela prend du temps. Dessiner un itinéraire de 15 à 20 mn pour les tours de voiture comportant une voie rapide et le valider par la gendarmerie. C'est seulement lorsque ces conditions sont réunies que nous validons l'évènement et commençons la campagne de communication. La veille de l'évènement, il faut placer les barrières prêtées par la Mairie pour empêcher l'incrustation de voitures ventouses sur la place du Marché. A la fin de l'évènement, un retour d'expérience est rédigé pour améliorer l'évènement de l'année suivante.

Ci-joint l'organisation des stands (qui fait quoi) le jour de l'évènement.

Voituresdexception2022_ModalitésDéroultJourJ.pptx

Notre bénéficiaire étant un institut reconnu d'utilité publique, nous demandons systématiquement une subvention au fonds de dotation 1660. Cet évènement étant très festif, il est facile de trouver des bénévoles pour nous aider le jour de l'évènement (il suffit par exemple de noter les noms de visiteurs passionnés de l'année N pour les solliciter l'année suivante en qualité de bénévoles).