50 exposants minimum pour atteindre le seuil de rentabilité. Mettre en place l'inscription des exposants au moins 6 mois à l'avance. Les exposants ne viendront que si le salon est important en nombre d'exposants et en nombre de visiteurs. Demander les autorisations administratives à la Mairie. Prévoir les alimentations en électricité à une grande partie des stands.

Idée de base: regrouper les compétences en salons de chaque club partenaire : chacun d'eux apporte son propre "salon" et son réseau d'artisans en un seul salon annuel de plus grande taille. Une gouvernance adaptée regroupant les 4 clubs et le lycée pour conduire le projet. Un chef de projet est nommé et il gère 6 équipes ayant chacune leur responsable: équipe "Logistique", équipe "Exposants", équipe "Communication", équipe "Animation", équipe "restauration", équipe "Sponsors". Un comité animé par le chef de projet réunit régulièrement les responsables pour maîtriser le planning. Le chef de projet réunit les présidents de club en cas de choix stratégique. Chaque club contribue budgétairement à parts égales (1000 € par club) pour financer la logistique et la communication. Le bénéfice est commun et alloué à une association bénéficiaire. L'équipe (entre 20 et 30 personnes) se constitue pendant l'Eté 2021: toutes les bonnes volontés, même non rotariennes, sont les bienvenues pour entrer dans l'une ou l'autre équipe de préparation selon ses envies.

Structure très précise des équipes (20 personnes pour la préparation de l'action) avec des tâches et un planning partagé avec notre partenaire Lycée. Le lycée active son propre réseau, autant pour les exposants que pour les visiteurs. Des salles de classe sont utilisées pour des présentations théoriques ou des ateliers. Prévoir une bonne gestion des risques avec des jalons de contrôle pour minimiser les pertes financières.